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Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis


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Allgemeines:

  • Der Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis (L 16) besteht aus einem Finanzteil und einem sozialversicherungsrechtlichen Teil.
  • Der für die Sozialversicherungsträger relevante SV-Teil beinhaltet auch Angaben zur Betrieblichen Vorsorge und ist für Versicherte, deren Beschäftigungsverhältnisse dem BMSVG unterliegen, zwingend auszufüllen.
  • Auch für geringfügig Beschäftigte (DienstnehmerInnen und freie DienstnehmerInnen) ist ein L 16 mit den sozialversicherungsrechtlichen Daten zu erstatten.
Bitte beachten Sie, dass sowohl der steuer- als auch der sozialversicherungsrechtliche Teil auszufüllen ist. Am Papierformular ist das die Seite 2.

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Häufige Fehlerquellen:

  • Abgabefristen werden übersehen
    Die elektronische Übermittlung eines L 16 ist bis spätestens Ende Februar des folgenden Kalenderjahres vorzunehmen.
    Ist eine elektronische Übermittlung mangels technischer Vorraussetzungen nicht möglich, kann ersatzweise das Papierformformular L 16 bis spätestens Ende Jänner des folgenden Kalenderjahres bei Ihrem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt abgegeben werden. Das Formular L 16 liegt bei allen Finanzämtern auf.

    Bei jeder unterjährigen Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist verpflichtend ein Lohnzettel L 16 bis zum Ende des Folgemonates vorzulegen.
  • Versicherungsnummer fehlt
    Bei Einlangen eines Lohnzettels L 16 ohne Versicherungsnummer kann dieser aus EDV-technischen Gründen nicht verbucht werden. Diese Lohnzettel scheinen bei der GKK als Fehler auf und müssen nachbearbeitet werden. Die händische Nachbearbeitung führt dazu, dass die Daten des Lohnzettels erst verspätet zur Verfügung stehen.

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Konstellationen, die zu Differenzen führen:

  • Nichterscheinen der Dienstnehmerin/des Dienstnehmers am ersten Arbeitstag
    Nimmt eine Dienstnehmerin/ ein Dienstnehmer seine Beschäftigung nicht wie vereinbart auf, muss eine erfolgte Anmeldung storniert werden.
    Hintergrund:
    Würde anstelle der Stornierung eine Abmeldung erstellt, entsteht für diesen einen Tag Pflichtversicherung – und damit würde ein Lohnzettel L 16 erforderlich sein.
  • "Beitragszeitraum" bei Karenz, Krankengeldbezug, Präsenz- oder Zivildienst
    Wird eine Dienstnehmerin/ ein Dienstnehmer wegen Karenz, Krankengeldbezug, Präsenz- oder Zivildienst mit Ende Entgelt abgemeldet – die Beschäftigung bleibt jedoch aufrecht –, so ist im Feld „Beitragszeitraum“ der Zeitraum des Entgeltbezuges anzuführen.
  • Abmeldung und Anmeldung im selben Kalendermonat
    Erfolgt eine Abmeldung und eine neuerliche Anmeldung einer Dienstnehmerin/ eines Dienstnehmers beim selben Unternehmen innerhalb desselben Kalendermonates ist - unbeachtlich der Unterbrechung - nur ein Lohnzettel-SV mit Beginn des ersten und Ende des weiteren Beschäftigungsverhältnisses zu erstellen.

    Wurde bereits für den ersten Beitragszeitraum ein Lohnzettel L 16 übermittelt, muss dieser storniert und ein gesamter Lohnzettel L 16 betreffend beide Beitragszeiträume übermittelt werden.
  • Differenzen aufgrund der betrieblichen Mitarbeitervorsorge (BV)
    Viele Lohnzetteldifferenzen treten im Zusammenhang mit dem BMSVG (Betriebliches Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz) auf.
    Lesen Sie dazu mehr im rechts angeführten Link
  • Kein Lohnzettel für Zivildienstleistende
    Organisationen, die Zivildiener beschäftigen, haben keinen Lohnzettel L 16 zu übermitteln.
    Hintergrund:
    Zivildienstleistende haben während der Zeit ihres Zivildienstes eine fixe Beitragsgrundlage. Aus diesem Grund entfällt die Ausstellung des Formulars L 16.

Zuletzt aktualisiert am 11. März 2015