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Führen von Aufzeichnungen – Welche Unterlagen sind wichtig?


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Arbeitszeit:

In welcher Form Arbeitszeitaufzeichnungen zu erfolgen haben, ist im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt:

  • Die/Der Dienstgeber/in muss in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Die tatsächlich absolvierte Arbeitszeit sowie deren zeitliche Lagerung ist exakt festzuhalten. Etwaige, im Vorhinein erstellte Dienstpläne sind lt. Verwaltungsgerichtshof nicht geeignet, die tatsächlich geleisteten (und daher erst im Nachhinein feststellbaren) Arbeitszeiten und Ruhepausen zu dokumentieren.
  • Die Aufzeichnungspflicht umfasst alle Dienstnehmer/innen, die in den Geltungsbereich des AZG fallen (auch Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte; Überstundenpauschalen entbinden ebenfalls nicht von der Aufzeichnungspflicht). Eine Ausnahme stellen leitende Angestellte dar, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen wurden.
  • Der Beginn und die Dauer eines etwaigen Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten.
  • Wurde (insbesondere bei gleitender Arbeitszeit) vereinbart, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von der Dienstnehmerin/vom Dienstnehmer zu führen sind, so hat die/der Dienstgeber/in die/den Dienstnehmer/in zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Rechtlich verantwortlich bleibt stets die/der Dienstgeber/in.
  • Nach Ende der Gleitzeitperiode hat sich die/der Dienstgeber/in die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und diese zu kontrollieren.
    Werden die Aufzeichnungen von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, ist der/dem Dienstnehmer/in nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln, andernfalls ist ihr/ihm Einsicht zu gewähren.
  • Die Dienstgeber/innen haben dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.
  • Auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung sind die erbrachten Überstunden auszuweisen.

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Welche Konsequenzen kann die Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflichten haben?

  • Nachzahlungen:
    Entrichtet die/der Dienstgeber/in auf Grund unvollständiger Zeitaufzeichnungen zu niedrige Sozialversicherungsbeiträge, so sind diese (samt Verzugszinsen) nachzuzahlen.
  • Schätzungen:
    Der Sozialversicherungsträger kann bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen eine Schätzung der Arbeitszeiten vornehmen.
  • Verwaltungsstrafen:
    Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht drohen nach dem AZG Geldstrafen.
  • Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSDB-G):
    Unvollständige Aufzeichnungen erschweren es der/dem Dienstgeber/in, die korrekte Entlohnung ihrer/seiner Dienstnehmer/innen im Sinne des LSDB-G zu belegen.

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Lohnkonten:

Ebenfalls wichtig für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung ist das Lohnkonto (vor allem im Zusammenhang mit der „Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben“ – GPLA).
Es ist von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber für jede einzelne Mitarbeiterin/jeden einzelnen Mitarbeiter zu führen.
Das Einkommenssteuergesetz 1988 (EStG) und die Lohnkontenverordnung sehen u. a. folgende Pflichtinhalte vor:

  • Name und Versicherungsnummer,
  • Bruttoarbeitslohn samt Zahlungstag und Lohnzahlungszeitraum,
    einbehaltene Lohnsteuer,
  • Beitragsgrundlage für Pflichtbeiträge zu gesetzlichen Interessensvertretungen, zur gesetzlichen Sozialversicherung, Wohnbauförderung und Betrieblichen Vorsorgekasse,
  • Dienstgeberbeitrag (FLAF) und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag samt Bemessungsgrundlage,
  • Pendlerpauschale und Pendlereuro,
  • einbehaltene Beiträge zu freiwilligen Interessensvertretungen,
  • nicht steuerbare Tages-, Nächtigungs- und Kilometergelder,
  • rückgezahlter Arbeitslohn etc.
Wird vorsätzlich kein Lohnkonto geführt, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor, die von der Finanzbehörde grundsätzlich mit Strafen geahndet wird.

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Weitere relevante Aufzeichnungen:

  • Dienstverträge, Lehrverträge, Dienstzettel, Betriebsvereinbarungen etc.
  • Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen,
  • Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen,
  • branchenspezifische Unterlagen (Tachoscheiben, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
  • Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher,
  • Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung,
  • Geschäftsbücher (z. B. Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Belege, Kassabücher) etc.
Die einschlägigen Bestimmungen finden Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) unter dem Suchbegriff „Arbeitszeitgesetz“.

Autor: Wolfgang Mitterstöger

Zuletzt aktualisiert am 11. März 2015